前台接待流程,行政前台接待工作流程

2022年01月18日12:07:51前台接待流程,行政前台接待工作流程已关闭评论8

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2022前台接待流程,行政前台接待工作流程正文内容

行政前台接待工作流程

一、接待——事务分类 贵宾接待:公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。 业务接待:客户的接待。

普通接待:一般来客的接待。

二、接待——场所管理

公司设三个接待处:会议室用于贵宾接待,接待室用于业务接待,一楼休闲厅用于普通接待。

三、接待——工作流程

1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;

3、如有必要,安排来访者前往前台前面的会议桌稍坐片刻;

4、通知相关工作人员有人来访;

5、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明;

6、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复;

四、接待——职责分工 1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现“先卖企业后卖产品”营销策略目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。

2、接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下: 接待中心:提供一般接待良好环境的保障及备品准备,定时进行清扫工作。

前台接待:提供信息沟通保障及调度控制和来客记录。

经办部门:负责接待洽谈并陪同始终。

(办公室主任对接待工作负有全面责任。)

五、接待——方式

1、贵宾接待:前台迎接来客于招待室,公司领导陪客接待。

2、业务接待:业务部门主办人员迎接客户于商务室洽谈。

3、普通接待:相关来访部门接待并服务。

六、接待——规则

1、接待一般程序

前台文员礼貌询问后让座于休闲厅并通报接待部门及服务人员

接待经办人员请来客到专门接待室

接待洽谈,相关部门/行政部安排后期事宜

相关人员礼貌送客

2、接待礼仪要点

接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。

前台于接待进行时,须密切注视接待动态,做好控制指挥工作,保证规范进行。

接待过程中迂有来客提出办理限制事宜,须婉言解释。

3、环境标准

物品摆放整齐,且表面无灰尘;

地面干净无脏物,空气流通清新;

室温适度,灯光合适;

4、参观规定

决定参观须请示办公室主任批准。

参观介绍以接待人员为主,接待部门配合。

非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。

参观进行时,原则上介绍者在先、接待经办在后。

参观所到之处,作业人员须集中精力做事,不得东张西望,更不许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。

注意事项:1、接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;

2、《客户来访登记薄》的详细记录,并及时将使用完的记录归档保管;

3、及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复;

4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

6、中午办公室必须留一位前台接待人员值班。

相关记录:《客户来访登记薄》——前台

行政前台电话的接听

工作流程:1、电话响铃两声后,立即接听,注意礼貌用语:接听外线电话首先以“您好,丽人诗歌”

来问候,接听内线电话以“您好,某某”来问候。电话结束时礼貌道别,待对方切断

电话,自己再放话筒;

2、接听电话时应控制音量,不应影响其他人的正常工作;

3、电话铃响时前台人员须及时转接,接转电话时,看清对方要找的人所在位置,再帮他转到就近分机,不需要再大声提示。其他人员不要在总机处接听电话。

4、对不知名的电话,自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。在转接前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。

5、对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电话;

6、通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

7、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的。

8、将需要转达的内容及时记录好并及时转告相关人员,通知传达的程序见口头通知流程,

并确认对方接收信息正确无误;

注意事项:1、来电接听迅速,接听电话使用普通话,声音柔和;

2、了解清楚来电人的基本信息以及意图,及时记录来电时间、内容、信息接收人等,需

要转接的及时将电话转给相关工作人员;

3、如遇信息接收人不在,应采取通知的方式及时转达信息;

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